節(jié)省成本，簡化管理工作及其他

高等教育一直處于在教室和在線部署AI和其他“智能”技術(shù)的前沿。盡管技術(shù)極大地改善了教師和學生的體驗，但它也具有改善和簡化后臺和行政職能的運作的潛力。

隨著大學努力減少預算，甚至適應遠程學習環(huán)境的“新常態(tài)”，他們正在尋找機會來最大化稀缺資源。轉(zhuǎn)向技術(shù)解決方案可以使他們事半功倍，而又不會犧牲個性化服務的基礎。

技術(shù)如何解決

領先的費用，差旅和發(fā)票管理解決方案提供商SAP Concur的首席解決方案顧問Brian Kyser說，自動化流程可以為大學創(chuàng)造大量機會。“我們希望創(chuàng)造一種盡可能輕松，毫不費力的體驗，以使教職員工能夠按自己的意愿去做，這是大學的使命。”

以下是技術(shù)有助于提高后臺效率的三種方式：

1.使員工無論身在何處，都能高效，高效地開展業(yè)務。

“ AI應用程序可以使員工擺脫常規(guī)程序的束縛，使他們能夠?qū)Ｗ⒂谛枰毼?，更高級的人類認知技能的任務，而AI多年來不會在這一領域發(fā)揮作用，”該公司副總裁Ari Chanen博士說。戰(zhàn)略教育公司的人工智能戰(zhàn)略教育公司是Strayer大學的母公司。

一個理想的例子是備受爭議的支出報告。

凱瑟說：“感覺我們數(shù)十年來一直有一個目標，就是要編寫費用報告。”

現(xiàn)在，終于，技術(shù)進步通過新功能改善了流程，新功能使員工更容易掌握費用并遵守最新的學校旅行政策，隨著他們不斷發(fā)展以適應不斷變化的現(xiàn)實，這將變得越來越重要。它還消除了欺詐和無意的浪費。通過自動化，應付賬款部門無論在哪里工作，都可以使流程在無縫的無紙化環(huán)境中運行。

電話代表了另一個耗時的功能，通常無需使用寶貴的員工資源即可進行處理。例如，員工不必打擾來自供應商的電話，而想知道何時付款。相反，他們可以使用自動化流程通過在線門戶網(wǎng)站自行檢查發(fā)票的狀態(tài)。此外，Chanen博士解釋了戰(zhàn)略教育如何幫助Strayer University開發(fā)了一個名為Irving的聊天機器人，該機器人可以區(qū)分1,500個主題，以解決常見的常見問題。Irving聊天機器人成功地了解了學生。截至2020年1月，有89%的Strayer學生同意Irving幫助他們輕松解決問題，并且93%的學生會向其他學生推薦Irving。

他說：“擁有像Irving這樣的響應式聊天機器人，可以使大學教職員工騰出更多細微的問題，同時仍提供24/7的面向?qū)W生的高質(zhì)量服務，”他說。

2.確保合規(guī)。

不論是政府撥款還是NCAA法規(guī)的限制，大學都會花費大量時間來確保法規(guī)與日俱增。但是，采用書面流程將審核員的負擔加重到交叉引用每個項目上，這會造成一個艱巨的系統(tǒng)。Chanen博士解釋說，這就是他們將從光學字符識別應用程序與AI和機器學習配對以提取關(guān)鍵信息和電子處理文檔中受益的地方。

通過此過程，系統(tǒng)將讀取收據(jù)數(shù)據(jù)，以識別特定策略下允許的內(nèi)容-這項任務比您想象的要難。例如，考慮飲酒，這在大學指南中很少能得到補償。正如Kyser所指出的那樣，收據(jù)上幾乎沒有行項清楚地表明是酒精。相反，它可能會列出特定的烈酒品牌或飲料名稱，從而創(chuàng)建一個費力的過程來查找任何潛在的異常值。

他說：“人工智能可以利用10,000種不同類型的酒精，因此員工可以避免不經(jīng)意間違反政策。” “像SAP Concur解決方案這樣的系統(tǒng)，無需讓別人在大海撈針中找到針頭，而是為您提供了所有的針頭，您可以決定哪一個很重要。”

3.改善現(xiàn)金流。

如今，在收入不斷變化且經(jīng)常減少的環(huán)境中，找到節(jié)省從未像現(xiàn)在這樣重要。如今，投資于自動化可以幫助組織改善和保護其現(xiàn)金流，從而使運營更順暢。

盡管許多高校最初都實現(xiàn)了將員工重新部署到更多面向服務的目標的自動化目標，但不久之后，各機構(gòu)就開始看到更多的價值。例如，學校可以在工作流程中創(chuàng)建一個“規(guī)則”，以提示向提供早期折扣的供應商更快地付款，因此學校永遠不會錯過節(jié)省的資金。在另一種情況下，如果部門花了兩個辦公用品商店，則該系統(tǒng)可以定向為提醒用戶偏愛與其達成協(xié)議的商店。

凱瑟(Kyser)已發(fā)現(xiàn)SAP Concur的許多合作伙伴可以發(fā)起虛擬卡付款，這會提示您退款。

他說：“從字面上看，有一些客戶僅通過虛擬卡返利來支付系統(tǒng)的全部費用。”

這就是自動化的真正價值，在該領域中，投資回報不僅限于技術(shù)本身成本的即時回報。這可以提高效率，因為工作人員可以重新利用以前用于乏味任務的時間，而這些時間可以用更令人滿意的方式花費。鑒于年輕的勞動力及其對工作世界的不斷變化的期望，它甚至可以成為吸引人才的一種方式。

“千禧一代和Z代人希望進入勞動力市場時，他們在設備上獲得的體驗類型會得到反映。取決于一所大學，試圖吸引這些較新的人才來提供足夠靈活的技術(shù)來提供這種類型的可用性，” Kyser說。

下一個常態(tài)

后臺技術(shù)的前景如何?凱瑟爾(Kyser)說，利用報告來利用人工智能可能是高等教育機構(gòu)最大的未開發(fā)機會。盡管準確的報告至關(guān)重要，但真正的好處來自于使用它來構(gòu)建上下文。畢竟，確定潛在節(jié)省的唯一方法是知道您在哪里花了錢，而考慮一所大學及其眾多系，教職員工的龐大范圍，這并不是一件容易的事，他們需要單獨提交文件具有不同信息方面的多個發(fā)票。

Kyser設想了一個聊天機器人界面，該界面使您能夠準確找到所需的內(nèi)容，而無需深入研究非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫。例如，您可以請求部門或供應商花費的金額，并要求系統(tǒng)以圖形形式在上下文中呈現(xiàn)不同的數(shù)據(jù)集。通過AI，您可以推斷數(shù)據(jù)以構(gòu)建報告，例如發(fā)票趨勢，逐年分析或支出異常。然后，機構(gòu)可以通過多種方式利用此數(shù)據(jù)，從通過供應商整合尋求更具吸引力的條款到根除欺詐和浪費。

凱瑟說：“我的大學合作伙伴正在不斷考慮使技術(shù)達到效率并節(jié)省資金的新途徑。” “這將自動化技術(shù)的觀念從支出轉(zhuǎn)變?yōu)橥顿Y。它不是成本中心，而是收入中心。”

了解有關(guān)SAP Concur解決方案如何幫助大學節(jié)省時間和金錢的更多信息。