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文件管理制度

編號：Q/LD-GL-TG-01

公司文件管理制度

擬 制：

審 核：

批 準：

1.目的

為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。

2.范圍

本制度適用于公司所有有效文件。

3.職責

3.1體系管理辦公室

3.1.1 負責建立健全公司文件管理制度，負責本制度的制定與修改。

3.1.2 負責公司文件的下發(fā)及管理。

3.1.3 負責本制度的實施。

3.2 其它各部門

3.2.1負責擬制與本部門工作職責相關(guān)的文件。

3.2.2負責按本制度規(guī)定執(zhí)行

4.程序內(nèi)容

4.1公司文件的分類

4.1.1 公司文件進行以下分類：

A層文件：手 冊

B層文件：程序文件

C層文件：三級文件(包括管理制度、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、相關(guān)記錄、標準化表格、外來文件等)。

4.1.2外來文件

(1)法律法規(guī)及相關(guān)政策要求;(2)技術(shù)標準。

4.2公司文件的管理

4.2.1公司文件管理歸口于體系管理辦公室，體系管理辦公室負責所有公司文件的下發(fā)管理，負責建立健全公司文件管理制度，加強公司文件的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理，保證公司文件處理工作高效運轉(zhuǎn)。

4.2.2公司各類發(fā)文在有效期內(nèi)均實行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執(zhí)行的指導(dǎo)和安排公司工作的文件。明確文件的有效性并通過受控的方式管理公司文件，是防止各部門出現(xiàn)執(zhí)行無效文件的主要措施。對于公司以文本打印的形式下發(fā)的文件，只有蓋有受控章的文件在受控范圍內(nèi)，簽收人不得復(fù)印，如因復(fù)印導(dǎo)致的執(zhí)行非受控有效文件，造成的問題由執(zhí)行人負責。

4.3文件編制與審批

4.3.1文件格式要求

(1)文件要有名稱、編號、版本、實施日期、擬制/審核/批準人等。

(2)文件的內(nèi)容包括：目的、適用范圍、職責、程序內(nèi)容、相關(guān)記錄等。

(3)文件應(yīng)字跡清楚，標示明確。

4.3.2文件的編制與審批

各部門適用的文件由各部門根據(jù)相關(guān)程序的要求編制，部門領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)管理者代表批準，體系管理辦發(fā)放，保存相關(guān)記錄。

4.4文件編號

公司文件按照如下規(guī)則編號：

Q/LD-XX-XX-XX

文件順序號，按01、02等依次編號區(qū)分。

部門漢語拼音名稱縮寫。

代表公司管理文件類型縮寫。

代表公司內(nèi)部文件。

各部門漢語拼音名稱縮寫為：

體系管理辦公室TG，行政綜合辦公室ZH，財務(wù)部CW，安全管理辦公室AG，質(zhì)檢部ZJ，人力資源RL，市場部SC，設(shè)備部SB，電儀車間DY，甲醚分廠JM，DCB分廠DCB。

公司管理文件類型縮寫：

作業(yè)指導(dǎo)書ZD, 操作規(guī)程GC, 規(guī)范GF, 質(zhì)量計劃JH, 標準BZ，管理制度GL。 4.5文件下發(fā)與簽收

4.5.1公司所有文件的下發(fā)，均需填寫《文件發(fā)放回收記錄》。

4.5.2新文件的下發(fā)如涉及到原有文件的作廢，應(yīng)在新文件下發(fā)后立即廢止，且廢止的舊文件須按廢止的相關(guān)程序予以保管或銷毀。

4.5.3公司所有下發(fā)的文件，必須辦理簽收手續(xù)。由體系管理辦公室提供《文件發(fā)放回收記錄》，交相關(guān)收文人員簽收。

4.6文件的保存

4.6.1文件的保存形式：文件可以以書面形式或電子版形式保存，以電子版形式保存時，應(yīng)有備份。

4.6.2文件的原件由體系管理辦公室負責保存，副本由各部門負責保存。

4.6.3文件要分類保存，便于閱覽;查閱和借閱文件，需經(jīng)文件管理部門同意并作好記錄，借閱文件的時間一般不得超過10天。

4.6.4當文件被毀壞、污染、脫色時，應(yīng)重新領(lǐng)取新文件同時交還原文件;文件丟失時，向文件發(fā)放部門重新申請領(lǐng)取新文件。

4.6.5所有失效或作廢文件由相關(guān)部門及時從使用現(xiàn)場撤出，加蓋“作廢”印章，防止作廢文件的非預(yù)期使用;對于作廢文件因保留信息等需要不能銷毀而需保存的，須經(jīng)管理者代表批準，加蓋“作廢留存”印章，并在《文件、資料廢棄記錄表》上加以注明。

4.7文件的修改

文件的修改包括換版、更改、補充，由體系管理辦負責。

4.7.1 文件的持有者在使用過程中發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不適用時，由持有者提供更改申請，并填寫《文件更改申請表》送交體系管理辦。

4.7.2 文件更改的審批，應(yīng)由原審批人進行，當原審批人不在職時，可由接替其崗位的人員審批，但其應(yīng)獲得審批所需要的有關(guān)背景資料。

4.7.3 文件經(jīng)過多次更改或需修改內(nèi)容超過原文的三分之一時，應(yīng)由公司組織專業(yè)人員修訂換版，由體系管理辦在原《文件更改申請單》上注明，報管理者代表審批。

4.7.5 有關(guān)工藝、技術(shù)、程序的重要文件，應(yīng)經(jīng)必要的驗證后由原批準者審批。

4.8文件的廢棄與銷毀

4.8.1廢棄文件時，記錄作廢原因，經(jīng)過有關(guān)部門的審核，得到有關(guān)文件最終認可者的認可后，通報給體系管理辦，原文件發(fā)放部門在作廢文件上加蓋“作廢”印章并收回。

4.8.2文件被作廢后，文件控制部門在《文件發(fā)放回收記錄》上作有關(guān)文件編號的刪除標識，登記在《文件、資料廢棄記錄表》上，并整理文件目錄。

4.8.3文件被作廢后，因特殊需要留存的，應(yīng)在原文件上加蓋“作廢留存”印章，并與現(xiàn)行文件分開保存。

4.8.4文件的銷毀由各部門提出申請，經(jīng)管理者代表批準，體系管理辦實施。

4.9 文件的復(fù)制

任何部門未經(jīng)許可不準私自復(fù)印、拷貝文件，需要復(fù)制文件時，應(yīng)向管理部提出申請，經(jīng)原文件批準人核準后方可復(fù)制。

5.相關(guān)記錄

《文件發(fā)放回收記錄》

《文件借閱、復(fù)制記錄》

《文件、資料廢棄記錄表》

《文件更改申請單》

《文件銷毀申請》

《文件有效性檢查表》